Hoe kun je het A3 jaarplan succesvol gebruiken in jouw organisatie?

Succesvolle ingrediënten van het A3 managementgesprek

Doel van het gesprek is vooral om ervaringen uit te wisselen. Wat gaat goed? Waarom gaat het goed? Wat kunnen we afspreken over verbeteringen en hoe kunnen we succeservaringen delen? Tevens is visievorming een steeds belangrijker wordend element tijdens een A3 managementgesprek.

Omdat we niet alleen het wat met elkaar willen bespreken tijdens het A3 managementgesprek maar vooral ook het hoe ligt de duur van het gesprek meestal tussen de 1,5 en 2 uur. De frequentie zal bij de start wat hoger liggen (bijvoorbeeld één maal per maand) om ervaring op te doen met de nieuwe methodiek. Daarna kan de frequentie omlaag (bijvoorbeeld zes maal per jaar.

Het gesprek wordt gevoerd tussen twee personen uit opeenvolgende managementlagen, eventueel aangevuld met een inhoudsdeskundige bijvoorbeeld een controller of een HRM adviseur.  Neem voor het gesprek vooral de ruimte, de tijd en de rust. Dit zal de inhoud van het gesprek ten goede komen.

Het gesprek vergt van beide partijen een goede voorbereiding. De agenda bestaat uit zeven punten. Vier agendapunten die we kennen van bijna elk overleg (mededelingen, actielijst, vervolg afspraken en rondvraag/afsluiting). Maar onderwerpen die het verschil maken zijn de volgende drie agendapunten: de consequenties van nieuwe ontwikkelingen op het A3 jaarplan, de drie belangrijkste successen en de drie belangrijkste punten van zorg (uit het A3 jaarplan),

Stappenplan voor A3 managementgesprek

Voorbereiding

Voorbereiden door het management: Belangrijk is dat de leidinggevenden van de twee verschillende management niveaus  onderling goede afspraken maken over de doelstelling van het gesprek, de agenda en het vervolg.

Voorbereiden agenda en stukken: De agenda wordt bottom-up voorgesteld en door de hoger leidinggevende vastgesteld. Bij het bepalen van de bespreekpunten kan de manager het A3 jaarplan per item doorlopen. Alle gespreksonderdelen kunnen worden ingedeeld in één van de negen aandachtsgebieden. Het is van belang om aan te geven of een agendapunt ter informatie, ter opinievorming of ter besluitvorming wordt ingebracht.

Voorbereiden managementinformatie: Het is van belang dat de benodigde informatie wordt verzameld die als input dient voor het A3 managementgesprek. In overleg met de betreffende managers wordt deze informatie verzamelt door bijvoorbeeld de medewerker van het secretariaat, de medewerker planning & control of door de manager zelf.  De aangeleverde informatie dient de juiste informatie (die de succesbepalende factoren goed meten) te zijn.

Voorbereiden gespreksvaardigheden: Indien nodig, als het voeren van een A3 managementgesprek voor een manager nieuw is, kan bij deze gesprekken een interne begeleider worden ingezet.

Het gesprek

Het is belangrijk dat de gesprekken periodiek plaatsvinden. Aandachtspunten zijn:

• De nieuwe ontwikkelingen die van invloed zouden kunnen zijn op het A3 jaarplan;
• Bereikte successen, de doelstellingen die zijn gerealiseerd uit het A3 jaarplan;
• Punten van zorg, doelstellingen die nog niet zijn gerealiseerd of bijgesteld moeten worden.
• Vervolg afspraken maken over mogelijke ondersteuning bij zorgpunten om zodoende de doelstelling toch te kunnen realiseren of afspraken maken over de wijze waarop de successen naar anderen worden gecommuniceerd.

In een goed managementgesprek is er een balans tussen het praten over de resultaten en over de wijze waarop de resultaten bereikt zijn. Het zou fijn zijn als het een open een eerlijke dialoog kan zijn. Vragen die aan de orde kunnen komen zijn:

• Hoe staat het met de resultaten?
• Welke successen heb je in de afgelopen periode geboekt?
• Welke punten verdienen extra aandacht?
• Welke verbeteringen zijn nog mogelijk
• Zijn alle verbetermogelijkheden goed afgewogen?
• Wat heb ik zelf ondernomen om vooruitgang te boeken?

De wijze van communicatie is belangrijk. Niet alleen de agenda is van belang maar ook de wijze waarop er gecommuniceerd wordt. Allerlei zaken kunnen meespelen in een gesprek: toon, volume, lichaamshouding, mimiek, snelheid van praten en gebaren. In een goed dialoog zijn een aantal dingen van belang

• Luisteren: wat hoor ik de ander zeggen zonder conclusies te trekken;
• Respecteren: de mening van de ander aanvaarden als horend bij die persoon;
• Spreken: wat moet er nu gezegd worden door mij of door de ander.

Het is ook mogelijk om een A3 managementteam overleg te houden. Tijdens dit overleg wordt de agenda van het A3 managementgesprek per manager doorgesproken. Het voordeel  hiervan is dat de managers de successen en zorgpunten  direct met elkaar kunnen delen. Het nadeel is dat de openheid van het gesprek wellicht wordt beperkt en dat er minder gewerkt wordt aan een vertrouwensrelatie.

Vervolg

Het is belangrijk dat de managers voldoende energie steken in de follow-up van het A3 managementgesprek. Een goed vervolg zorgt ervoor dat gebruik wordt gemaakt van de energie die deze werkwijze met zich meebrengt. Als de acties goed worden opgevolgd komen de gestelde doelen uit het A3 jaarplan ook steeds dichterbij. Aandacht voor de gemaakt afspraken is van essentieel belang zowel aandacht van de manager (die eigenaar is van het jaarplan) als van zijn leidinggevende. Indien de managers de gemaakte afspraken niet nakomen, geef dan meer aandacht (tijd) aan  de betreffende onderwerpen in het A3 managementgesprek, dit versterkt commitment over de gemaakte afspraken.

Graag hoor ik van je jouw ervaring met de A3 methodiek. Ik zie je reactie graag tegemoet op mijn blog.