U bevindt zich hier: / A3 methodiek

Tag Archief van: A3 methodiek

A3 managementgesprek: anders dan het reguliere voortgangsgesprek!

/2 Reacties/in /door

Onderdelen A3 methodiek

 

De A3 methodiek bestaat uit een drietal onderdelen, deze zijn: A3 jaarplan, A3 managementgesprek en A3 digitaal. In dit E-bulletin wil ik graag ingaan op het A3 managementgesprek.

Na het opstellen van een A3 jaarplan is het belangrijk om de vinger aan de pols te houden als het gaat om de ontwikkelingen, behaalde successen en of de organisatie/afdeling nog op koers ligt. Het A3 managementgesprek is een gesprek tussen collega’s uit twee verschillende managementlagen die op open wijze bespreken of de organisatie/afdeling nog in de pas loopt met de geformuleerde doelstellingen in het jaarplan. Het A3 jaarplan vormt het uitgangspunt van dit gesprek.

 

A3 managementgesprek in drie fases

 

Voorbereiding

 

Bij de voorbereiding is het belangrijk om duidelijke afspraken te maken over de doelstelling van het gesprek, de agenda en de wijze waarop het vervolg plaatsvindt. Verder moeten afspraken gemaakt worden over de frequentie, de verdeling van de aandachtsgebieden en de thema’s over het jaar.

 

Gesprek

 

Het A3 managementgesprek is misschien wel het belangrijkste onderdeel van het werken met de A3 methode. De meest belangrijke successen en aandachtspunten uit het A3 jaarplan worden besproken. Het A3 management gesprek is een gesprek gebaseerd op vertrouwen, er ligt meer nadruk op bijsturen in de toekomst dan op verantwoording van het verleden. Onderwerpen die aan de orde komen zijn:

  • wat zijn nieuwe ontwikkelingen, hebben deze ontwikkelingen gevolgen voor A3 jaarplan?
  • wat zijn (voor de afgelopen periode) de grootste successen (3 tal) die zijn behaald?
  • wat zijn de belangrijkste aandachtspunten (3 tal) voor de komende periode?
  • welke aandacht hebben wij besteed aan onze waarden?
  • wat zijn concrete vervolgafspraken, zodat het A3 jaarplan gerealiseerd kan worden?

Naast de inhoud is de gespreksstijl heel belangrijk. Elementen die van belang zijn:

  • gesprek- en coaching vaardigheden
  • bewust omgaan met richting geven
  • bewaken van consistentie en samenhang
  • geven van feedback
  • creëren van ruimte voor een ieder om zich te kunnen uitspreken

Vervolg

 

Het is aan te bevelen om na ieder gesprek kort met elkaar te bespreken hoe het gesprek gelopen is. Het is belangrijk dat beide gesprekpartners het gevoel hebben dat het gesprek waardevol is geweest voor de sturing van de doelstellingen die in het A3 jaarplan zijn opgenomen. Het vastleggen van de afspraken is essentieel: de notulen leveren een bijdrage aan de inhoud van de volgende gesprekken, zij dragen bij aan het vormen van het nieuwe jaarplan. Door ook tips van “best practices” vast te leggen krijgen de notulen nog meer waarde. Het is belangrijk om behaalde successen met elkaar te delen. En dat ondersteuning wordt geboden waar het gaat om zorgpunten die voortkomen uit het A3 jaarplan. Het hoger management heeft een belangrijke rol als het gaat om het stimuleren dat managers met elkaar in gesprek gaan over successen / resultaten die zijn geboekt. Op deze wijze ontstaat een lerende organisatie.

 

Wanneer kan een A3 managementgesprek succesvol worden?

 

  • Het doel is om de tijd te nemen voor visievorming en het uitwisselen van ervaringen. Wat gaat er goed? Waarom gaat het goed? Wat kunnen we afspraken over verbeteringen? Hoe kunnen we succes ervaringen delen?
  • De duur van een A3 management gesprek ligt tussen de 1,5 en 2 uur. Het kost tijd om niet alleen over het “wat” met elkaar te spreken maar vooral over het “hoe” resultaten tot stand komen.
  • De samenstelling van het gesprek bestaat uit twee personen uit opeenvolgende managementlagen. Door het gesprek onder vier ogen te voeren kan een vertrouwensrelatie ontstaan. Het is mogelijk om het gesprek gedeeltelijk door een inhoudsdeskundige te laten bijwonen.
  • Creëer ruimte, tijd (minimaal zes keer per jaar) en rust voor het voeren van het gesprek. Geen telefoon, een rustige vergaderruimte en neem de tijd houdt rekening met een eventuele uitloop.

 

A3 methodiek: een interactieve en inspirerende manier van werken

/0 Reacties/in /door

De meeste organisaties hebben een planning & control cyclus die vaak erg star is en gepaard gaat met veel papier. Door de A3 methodiek toe te passen wordt deze planning & control cyclus ongevormd tot een interactieve, inspirerende manier van werken waarbij de betrokkenheid van medewerkers en managers groter wordt. De A3 methodiek zal beter beklijven als de juiste vorm van leiderschap binnen de organisatie aanwezig is. Tevens is de cultuur van belang. Vragen die in dit E-bulletin aan de orde komen zijn:

  • Wat is de juiste vorm van leiderschap om de A3 methodiek goed te kunnen implementeren?
  • Hoe kunnen we een cultuur creëren waar planning & control een interactie proces wordt?

Wat is de juiste leiderschapsvorm?

Het doelgericht en doelbewust sturen van een organisatie(onderdeel) is een belangrijk doel van een planning & control cyclus. Als een manager succesvol wil zijn in het toepassen van de A3 methodiek zal de manager effectief leiderschap moeten tonen. De mensgerichte manier van leiderschap wordt steeds belangrijker. Motivatie van medewerkers wordt niet alleen ontleend aan extrinsieke – maar steeds meer door intrinsieke factoren. Een manager is inspirerend als hij een focus heeft en zijn visie communiceert. Het stimuleren van nieuwe ideeën, medewerkers stimuleren om kritisch te denken over werk en over zichzelf maakt dat een manager als intellectueel stimulerend wordt gezien. Een open en veilige cultuur wordt gecreëerd door een manager als hij medewerkers ondersteunt, coacht en van opbouwende feedback voorziet.

Wat is belangrijk?

  • Een participatieve benadering leidt tot meer commitment bij de medewerkers, dit leidt vervolgens weer tot het nemen van meer verantwoordelijkheid waarbij medewerker meer gedreven worden om resultaten te boeken;
  • Een ander belangrijke waarde is het focussen, hetgeen leidt tot prioriteiten stellen en het richten van je aandacht en energie op de juiste dingen;
  • Focussen in combinatie met herhaling vergroot de duidelijkheid van de richting waarin een organisatie zich wil ontwikkelen;
  • Vaak is de planning & control cyclus gericht op de negatieve afwijkingen van de voorgenomen doelen. Een goede balans te vinden in de successen en de verbeterpunten inspireert en zet sneller aan tot acties. Hierdoor wordt ook het leerklimaat binnen een organisatie positief beïnvloed hetgeen essentieel is voor persoonlijke ontwikkeling en heeft daarmee een positieve invloed op de organisatie.

Hoe creëer je de juiste cultuur?

Hoe kun je een cultuur creëren waar planning & control een interactief proces is, een dialoog wordt en niet verwordt tot een eenzijdig controle systeem. Taal is hierbij een belangrijk element. Denk eens aan de termen verantwoording, prestatie, beoordeling en controlegesprek. Dit zijn termen die controle suggereren. Terwijl de A3 methodiek ervan uitgaat dat het meer om sturing en organisatie ontwikkeling gaat. Termen die hier meer bijpassen zijn: performance planning maar ook termen als resultaatgebieden, organisatiegebieden, missie, visie  en succesbepalende factoren. Dit is een terminologie die meer de nadruk legt op het meten van concrete resultaten en op het maken van een verbinding tussen de resultaten en de missie/visie van de organisatie.

Momenteel ligt de focus bij planning & control vaak op het verleden. Wie een cultuur wil creëren waarin planning & control daadwerkelijk als instrument wordt gehanteerd voor organisatie ontwikkeling zal zich meer moeten richten op een toekomstige benadering: wat gaan we veranderen, welke nieuwe resultaten willen we bereiken, wat spreken we hierover af. Ook is het belangrijk om aandacht te besteden aan waarden en normen binnen een organisatie. Essentiële waarden voor het realiseren van een dialoog, voor het op gang brengen van een interactief proces zijn bijvoorbeeld: samenwerkingsklimaat, waarderende manier van omgaan met elkaar, afspraakbetrouwbaarheid, aandacht voor intrinsieke motivatie, gelijkwaardigheid en mate van eigen verantwoordelijkheid.