Tag Archief van: meldingscultuur

Kenmerken ontkennende veiligheidscultuur?

Hoe belangrijk is de klantveiligheid binnen de organisatie als er een ontkennende veiligheidscultuur aanwezig is ?

• De betrokken medewerkers krijgen altijd de schuld als er een incident heeft plaatsgevonden.
• Veiligheid wordt niet gezien als de verantwoordelijkheid van de organisaties, incidenten zijn niet te voorkomen.
• Medewerkers en klanten kunnen bij iemand terecht als het mis gaat.

 

Hoe belangrijk is het registreren, evalueren en leren van incidenten  als er sprake is van een ontkennende veiligheidscultuur?

Hierbij gaat het om aspecten als: is er een meldingscultuur, wat wordt er met meldingen gedaan, wordt er van een incident geleerd.
• Op een afdeling worden incidenten zelden gemeld.
• Het is gebruikelijk om fouten te verbergen en er wordt niet van geleerd.
• Het management en de medewerkers willen geen gedoe en zo snel mogelijk weer aan het werk.

 

Hoe belangrijk vindt men apparatuur, materialen en ruimte in het kader van veiligheid?
• Productie is het enige dat telt, maar er wordt zelden geld aan veiligheid uitgegeven (onvoldoende middelen om veilig te werken).
• Materiaal en apparatuur worden niet structureel gecontroleerd.
• Logistieke processen zijn vooral gericht op optimaliseren van de productie. Veiligheid speel hierin geen rol.

 

Hoe is de communicatie over incidenten (i.h.k.v. veiligheidscultuur) is men op de afdeling op de hoogte van elkaars meldingen?
• Er wordt bij voorkeur niet gesproken over incidenten. Er wordt allen in negatieve zin gesproken over een incident met de nadruk op schuld.
• Incidenten worden niet of nauwelijks besproken.
• Klanten wordt niets verteld over voorgekomen incidenten.

 

Hoe is de samenwerking en het gemeenschappelijke gevoel op de afdeling?
• Het is ieder voor zich op de afdeling.
• Er heerst een starre hiërarchische structuur.
• Werkoverleg vindt niet of nauwelijks plaats.
• Overdracht tussen medewerkers vindt nauwelijks plaats.

 

Hoe is het personeelsbeleid geregeld om optimale veiligheid te bevorderen?
• De bezetting op de afdeling is wisselend. Meestal is er onderbezetting en er zijn regelmatig invalkrachten.
• Functioneringsgesprekken vinden niet plaats.
• Nieuwe werknemers worden niet structureel ingewerkt.
• Personeelsbeleid is star en verandert zelden.

 

Hoe is het gesteld met de bekwaamheid en veiligheid?
• Wettelijke verplichte bijscholingen/trainingen op het gebied van veiligheid zijn beschikbaar of niet bekend.
• Controle op deelname van managers en medewerkers aan training/bijscholing is er niet.
• Medewerkers zijn al opgeleid om hun werk te kunnen doen dus waarom zouden ze meer scholing/training nodig hebben?

 

Hoe is de aanspreekcultuur en het nalevingsgedrag binnen de organisatie?
• Niemand spreekt elkaar aan.
• Veel medewerkers werken alleen volgens de regels als controle plaatsvindt, anders wordt er niet opgelet en werkt men naar eigen inzicht en gewoonte.
• Audits worden enkel gebruikt om medewerkers op fouten te wijzen.
• Protocollen zijn er om te voldoen aan de regels van bovenaf.

 

Hoe gaat men om met de klantinformatie en hoe is de beschikbaarheid klantinformatie?
• Binnen de afdeling is zelden aandacht voor de juistheid van klantinformatie. Deze is vaak niet beschikbaar dan wel onduidelijk.
• Er is geen aandacht voor de juistheid en toegankelijkheid van protocollen.
• Informatie over incidenten, afwijkingen en defecten aan apparatuur zijn niet bekend.
• Het risicobewustzijn m.b.t. het gebruik van de juiste klantinformatie is bij het management en de medewerker niet of nauwelijks aanwezig.

 

Hoe is het met de informatieveiligheid?
• Binnen de afdeling is geen aandacht voor informatieveiligheid.
• De regels en afspraken (zoals privacyreglement) zijn nagenoeg onbekend. Er is geen toezicht op de navolging en de risico’s zijn bij de medewerkers niet onder de aandacht gebracht.
• Werkplekken zijn (vaak) vrij toegankelijk, badges worden vaak niet gedragen en wachtwoorden staan op papier. Account worden uitgewisseld en/of gedeeld, soms wordt illegale programmatuur gebruikt en onbevoegden hebben inzage in vertrouwelijke informatie over klant of andere betrokkenen.

Ken jij de tien kenmerken waarmee de veiligheidscultuur binnen jouw organisatie kunt beoordelen?

In nieuwe ISO 9001-2015 norm is risicomanagement een belangrijker onderdeel geworden. Daarom wil ik graag aandacht besteden aan dit onderwerp. Op dit moment niet zozeer ingaand op de ISO norm zelf maar meer op het ontwikkelen van een veiligheidscultuur binnen een organisatie. In een organisatie wordt gewerkt vanuit gedeelde normen, waarden en opvattingen. Hetgeen leidt tot een bepaalde veiligheidscultuur binnen een instelling of organisatie. De veiligheidscultuur van een organisatie kan worden gemeten op basis van een aantal aspecten.

Herken je de uitspraak: “bij ons gaat niets fout, wij leveren altijd goede kwaliteit, waarom zouden we tijd steken in preventieve veiligheidsmaatregelen”? In een organisatie waar dit regelmatig wordt gezegd heerst een ontkennende veiligheidscultuur. Er wordt in dergelijke organisaties weinig tot niet geïnvesteerd in verbetering van de veiligheid.

Of herken je de volgende geschetste situatie: binnen de organisatie gaat iets mis er wordt direct overgegaan op een andere werkwijze. De verandering is vaak ad hoc en van korte duur. Een dergelijke cultuur wordt een reactieve veiligheidscultuur genoemd. Een organisatie waar veel protocollen en regels worden gemaakt, waar veel informatie wordt verzameld en waar veel aan verslaglegging wordt gedaan, wordt een bureaucratische (berekende ) veiligheidscultuur genoemd. In een dergelijke cultuur vindt implementatie nauwelijks plaats, laat staan dat er geëvalueerd wordt.

Maar wellicht heeft jouw organisatie meer de kenmerken van een proactieve veiligheidscultuur. Dan is er sprake van een hoge prioriteit voor veiligheid, er wordt continu geïnvesteerd in het vergroten van de veiligheid, in het implementeren en evalueren. Er wordt vooruit gedacht, informatie over mogelijke knelpunten worden organisatie breed uitgewisseld.

In een vooruitstrevende veiligheidscultuur wordt veiligheid in elk proces volledig geïntegreerd en vormt veiligheid een vast onderdeel van reflectie en evaluatie. Aangezien risicomanagement in de nieuwe ISO norm een belangrijk onderdeel vormt, zullen organisatie overgaan tot het ontwikkelen van een Veiligheids Management Systeem (VMS). Alvorens hiermee aan de slag te gaan is het aan te bevelen om te onderzoeken in welke fase de organisatie zich momenteel bevindt.

Er is een model ontwikkeld waarbij verschillende culturen gescoord kunnen worden op een achttal items. Deze items zijn:

  • prioriteit en verantwoordelijkheid van veiligheid (hoe belangrijk is veiligheid op de verschillende afdelingen binnen een organisatie?)
  • registreren, evalueren en leren van incidenten (is er een meldingssysteem, hoe is de meldcultuur, wat wordt er met meldingen gedaan, wordt van een incident geleerd, worden veranderingen n.a.v. een incident daadwerkelijk geïmplementeerd en geëvalueerd?)
  • ingezette middelen (hoe belangrijk vindt men de apparatuur, de materialen en ruimtes waarmee/waarin gewerkt wordt in het kader van veiligheid?)
  • communicatie over veiligheid (hoe wordt er gecommuniceerd over incidenten, worden incidenten organisatie breed besproken?)
  • samenwerking en veiligheid (hoe is de samenwerking op de verschillenden afdelingen en tussen afdelingen onderling op het gebied van veiligheid?)
  • personeelsbeleid en veiligheid (is veiligheid in het personeelsbeleid opgenomen, wordt het functioneren van medewerkers als het gaat om veiligheid in de functioneringsgesprekken aan de orde gesteld?)
  • bekwaamheid en veiligheid (wordt er in loopbaanontwikkeling aandacht besteed aan het onderwerp veiligheid?)
  • aanspreek- en nalevingsgedrag (in hoeverre wordt iemand aangesproken op onveilig gedrag of situaties?)
  • beschikbaarheid cliënt/patiënt/klant informatie (zijn er regels opgesteld over het beschikbaar stellen van informatie aan cliënt/patiënt/klant? Hoe is het met de kennis en toepassing van de regels op dit gebied gesteld)
  • informatieveiligheid (hoe is de vertrouwelijke informatie over cliënten/patiënten/klanten en anderen berokkenen afgeschermd voor derden? Hoe is het met de kennis en toepassing van de regels op dit gebied gesteld?)

Zou het niet fijn zijn om een programma te gebruiken waarbij door middel van het beantwoorden van vragen in één oogopslag duidelijk wordt welke veiligheidscultuur er heerst binnen jouw organisatie? Nog even geduld alsjeblieft, want ……….