Vergroten directiebetrokkenheid bij kwaliteitsmanagementsysteem
In hoofdstuk 5 van nieuwe ISO 9001:2015 norm staat vermeld: de directie moet leiderschap en betrokkenheid tonen met betrekking tot het kwaliteitsmanagementsysteem. Grote vraag van veel kwaliteitsmanagers: hoe betrek ik de directie bij het kwaliteitstraject? Hoe creëer ik die betrokkenheid waar de nieuwe norm om vraagt? Hoe krijg ik het management mee?
Hoe creëer je betrokkenheid van de directie bij het kwaliteitstraject?
De directie betrekken bij het uitvoeren van een context- en stakeholderanalyse en een strategische risicoanalyse. Daar de directie over het algemeen vooral bezig is met strategische onderwerpen om te bepalen wat de strategische richting is waarin de organisatie zich moet bewegen zijn deze onderwerpen uitermate geschikt om te laten uitvoeren door de directie.
Het is belangrijk dat motivatie met betrekking tot het kwaliteitsdenken vooral voortkomt uit intrinsieke factoren zowel bij de directie, middelmanagement als uitvoerende medewerkers.
Zorg ervoor dat de reguliere planning en control cyclus (financiële en P&O gegevens) geïntegreerd wordt met de PDCA cyclus van het kwaliteitsmanagementsysteem
Spreek over het geïntegreerde kwaliteitsmanagementsysteem en vermijd het gebruik van de termen ISO of HKZ.
Zorg ervoor dat het onderwerp kwaliteitsmanagement regelmatig terugkomt op een MT overleg. Punten die op een MT agenda zouden kunnen staan zijn: directiebeoordeling, uitvoeren context analyse, stakeholderanalyse en strategische risico analyse, bepalen van doelstellingen en onderwerpen voor de interne audit, bevindingen en verbetermaatregelen interne audits en de jaarplannen met KPI’s in verband het met (bij) sturen van de afdelingen/sectoren of organisatie
Het beoordelen van de doeltreffendheid van het kwaliteitssysteem (= de directiebeoordeling of systeembeoordeling) creëert ook actieve betrokkenheid van de directie bij het kwaliteitsmanagementsysteem. De directiebeoordeling kan heel goed als sturingsinstrument gebruikt worden door directie en management. Daarom mag de frequentie best hoger zijn dan één keer per jaar.
Betrek de directie bij de interne auditprocedure. Dit kan door:
– directie te laten bepalen welke onderdelen van het kwaliteitsmanagementssysteem ge-audit moeten worden
– bevindingen uit de interne audit rapportages op hoofdlijnen terug laten komen in het MT overleg
– directie mee laten denken over verbetermaatregelen als het om belangrijke organisatie brede onderwerpen gaat.
– directie af en toe mee laten lopen met een intern audit interview.
Wees duidelijk richting directie en management dat de betrokkenheid van de directie een essentiële norm is in de ISO 9001 en dat deze aantoonbaar gemaakt dient te worden.