Strategische risico-inventarisatie uitvoeren door MT

Steeds meer organisaties besluiten om een strategisch risico-inventarisatie uit te voeren vanwege de vele interne – en de elkaar steeds sneller opvolgende externe ontwikkelingen en het feit dat steeds meer accountants vragen om de strategische risico’s goed in beeld te hebben. Daarnaast is ook in de nieuwe ISO 9001-2015 norm (en de daarvan afgeleide normen waaronder de HKZ norm) een strategische risico inventarisatie verplicht.

Risico-inventarisatie wordt voor een organisatie een steeds belangrijker instrument. Er kan onderscheid gemaakt worden in verschillende risico-inventarisaties, te weten:

• strategische risico-inventarisatie
• proces risico-inventarisatie
• cliëntrisico-inventarisatie
• RI&E ARBO (blijft buiten beschouwing)

 

Strategische risico-inventarisatie 

Het is van belang om een goed inzicht te hebben in de strategische ontwikkelingen binnen de organisatie alsook van de ontwikkelingen in de markt. Als de risico’s helder zijn kunnen preventieve maatregelen worden genomen om de risico’s te verkleinen of de gevolgen van een risicovolle gebeurtenis te reduceren. Welke risico’s zijn er aanwezig en wat zijn mogelijke kansen die zich voordoen (immers een niet benutte kans kan ook weer tot een risico leiden). Stappen die leiden tot een goed inzicht in de  strategische risico’s zijn:

• maken stakeholdersanalyse
• formuleren doelstellingen van de stakeholders
• inventariseren risico’s
• benoemen oorzaken en gevolgen van de risico’s
• formuleren mogelijke te nemen preventieve of corrigerende maatregelen

Wees je ervan bewust dat het eenmalig uitvoeren van een strategische risico-inventarisatie een stap in de goede richting is echter, daar zowel de interne als externe ontwikkelingen zo snel gaan, is het ontwikkelen van een terugkerende systematiek evenzeer van belang.

 

Proces risico-inventarisaties

Bij het uitvoeren van een proces risico inventarisatie zijn een aantal elementen van belang.

• Voor welk(e) proces(sen) wordt een risico-inventarisatie uitgevoerd. Het is niet noodzakelijk om voor alle processen een risico-inventarisatie uit te voeren. Een risico-inventarisatie voor de kritische processen is voldoende. Kritisch processen zijn die processen die rechtstreeks de kwaliteit van hulpverlening beïnvloeden. Met andere woorden als er iets mis gaat in een kritische proces dan zal dit van invloed zijn op de kwaliteit van hulpverlening.
• Daarnaast is het belangrijk om binnen het werkproces duidelijke afspraken te maken voor welke processtappen de risico’s in beeld worden gebracht.
• Maak een klein werkgroepje (voor één of hooguit twee bijeenkomsten) en zorg ervoor dat de medewerkers die betrokken zijn bij de betreffende processtappen ook daadwerkelijk input kunnen leveren.
• Om de risico’s in kaart te brengen is de SAFER methodiek (Scenario Analyse van Faalwijzen, Effecten en Risico’s) een methodiek die vaak gebruikt wordt. Hierbij worden de volgende vragen gesteld:
  • risico’s (wat kan er mis gaan)
  • oorzaken (wat kunnen oorzaken daarvan zijn)
  • effect (wat kunnen de gevolgen zijn)
  • ernst (wat is de ernst als het risico optreedt)
  • kans (wat is de kans dat het risico optreedt)
  • effect maal kans
  • mogelijke verbetermaatregelen (hoe risico’s te voorkomen/ te verminderen).

Zorg ervoor dat er aandacht wordt besteed aan het formuleren van verbetermaatregelen, het uitvoeren en bewaken van de uitvoering. De tijdsinvestering wordt dan meer dan de moeite waard daar uiteindelijke de dienstverlening zal verbeteren.

Client risico-inventarisatie  

Vaak worden de cliënt risico’s door middel van een intake gesprek helder in beeld gebracht. Van essentiële waarde is het om helder te formuleren welke onderwerpen aan de orde moeten komen en op welke wijze dit geregistreerd moet worden. Dit is al een vorm van cliëntrisico inventarisatie. Echter is het ook belangrijk om te onderzoeken of alle risico’s goed boven water zijn gekomen en of de risico’s die zijn benoemd ook goed en volledig zijn geregistreerd. Bovenal is het van belang om te beoordelen of de juiste acties zijn ondernomen om het cliëntrisico te beperken/reduceren.

Ook hiervoor geld dat het gaat om het ontwikkelen van de systeem om te komen tot een regelmatige cliënt risico inventarisatie.