Onderdelen A3 methodiek

 

De A3 methodiek bestaat uit een drietal onderdelen, deze zijn: A3 jaarplan, A3 managementgesprek en A3 digitaal. In dit E-bulletin wil ik graag ingaan op het A3 managementgesprek.

Na het opstellen van een A3 jaarplan is het belangrijk om de vinger aan de pols te houden als het gaat om de ontwikkelingen, behaalde successen en of de organisatie/afdeling nog op koers ligt. Het A3 managementgesprek is een gesprek tussen collega’s uit twee verschillende managementlagen die op open wijze bespreken of de organisatie/afdeling nog in de pas loopt met de geformuleerde doelstellingen in het jaarplan. Het A3 jaarplan vormt het uitgangspunt van dit gesprek.

 

A3 managementgesprek in drie fases

 

Voorbereiding

 

Bij de voorbereiding is het belangrijk om duidelijke afspraken te maken over de doelstelling van het gesprek, de agenda en de wijze waarop het vervolg plaatsvindt. Verder moeten afspraken gemaakt worden over de frequentie, de verdeling van de aandachtsgebieden en de thema’s over het jaar.

 

Gesprek

 

Het A3 managementgesprek is misschien wel het belangrijkste onderdeel van het werken met de A3 methode. De meest belangrijke successen en aandachtspunten uit het A3 jaarplan worden besproken. Het A3 management gesprek is een gesprek gebaseerd op vertrouwen, er ligt meer nadruk op bijsturen in de toekomst dan op verantwoording van het verleden. Onderwerpen die aan de orde komen zijn:

• wat zijn nieuwe ontwikkelingen, hebben deze ontwikkelingen gevolgen voor A3 jaarplan?
• wat zijn (voor de afgelopen periode) de grootste successen (3 tal) die zijn behaald?
• wat zijn de belangrijkste aandachtspunten (3 tal) voor de komende periode?
• welke aandacht hebben wij besteed aan onze waarden?
• wat zijn concrete vervolgafspraken, zodat het A3 jaarplan gerealiseerd kan worden?

Naast de inhoud is de gespreksstijl heel belangrijk. Elementen die van belang zijn:

• gesprek- en coaching vaardigheden
• bewust omgaan met richting geven
• bewaken van consistentie en samenhang
• geven van feedback
• creëren van ruimte voor een ieder om zich te kunnen uitspreken

Vervolg

 

Het is aan te bevelen om na ieder gesprek kort met elkaar te bespreken hoe het gesprek gelopen is. Het is belangrijk dat beide gesprekpartners het gevoel hebben dat het gesprek waardevol is geweest voor de sturing van de doelstellingen die in het A3 jaarplan zijn opgenomen. Het vastleggen van de afspraken is essentieel: de notulen leveren een bijdrage aan de inhoud van de volgende gesprekken, zij dragen bij aan het vormen van het nieuwe jaarplan. Door ook tips van “best practices” vast te leggen krijgen de notulen nog meer waarde. Het is belangrijk om behaalde successen met elkaar te delen. En dat ondersteuning wordt geboden waar het gaat om zorgpunten die voortkomen uit het A3 jaarplan. Het hoger management heeft een belangrijke rol als het gaat om het stimuleren dat managers met elkaar in gesprek gaan over successen / resultaten die zijn geboekt. Op deze wijze ontstaat een lerende organisatie.

 

Wanneer kan een A3 managementgesprek succesvol worden?

 

• Het doel is om de tijd te nemen voor visievorming en het uitwisselen van ervaringen. Wat gaat er goed? Waarom gaat het goed? Wat kunnen we afspraken over verbeteringen? Hoe kunnen we succes ervaringen delen?
• De duur van een A3 management gesprek ligt tussen de 1,5 en 2 uur. Het kost tijd om niet alleen over het “wat” met elkaar te spreken maar vooral over het “hoe” resultaten tot stand komen.
• De samenstelling van het gesprek bestaat uit twee personen uit opeenvolgende managementlagen. Door het gesprek onder vier ogen te voeren kan een vertrouwensrelatie ontstaan. Het is mogelijk om het gesprek gedeeltelijk door een inhoudsdeskundige te laten bijwonen.
• Creëer ruimte, tijd (minimaal zes keer per jaar) en rust voor het voeren van het gesprek. Geen telefoon, een rustige vergaderruimte en neem de tijd houdt rekening met een eventuele uitloop.